5.3 İmhayı Gerektiren Sebepler

Kişisel veriler;

• İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
• İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
• Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,
• Kişisel Verilerin Koruması Kanunu’nun 11‘inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun belediye tarafından kabul edilmesi,
• Belediyenin, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kişisel Verileri Koruma Kurumu’na şikâyette bulunması ve bu talebin Kurum tarafından uygun bulunarak ilgili kişisel verinin imhasının talimatlandırılması,
• Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması,
• İlgili mevzuatlarda yer alan saklama sürelerinin sona ermesi,

durumlarında belediye tarafından silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

6-KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİ ŞEKİLDE SAKLANMASI, HUKUKA AYKIRI İŞLENMESİ VE ERİŞİMİNİN ÖNLENMESİ İÇİN ALINMIŞ TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

Kula Belediyesi kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanmasını sağlamak amacıyla kişisel verilerin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak gerekli tüm teknik ve idari tedbirleri almaktadır. Belediye aldığı teknik ve idari tedbirler ile verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve yetkisiz kişilerce erişilmesini önlemektedir.

Ayrıca belediye Kişisel Verilerin Koruması Kanunu’nun 6. maddesinin 4. fıkrası gereğince özel nitelikli kişisel veriler için Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde teknik ve idari tedbirler de almaktadır.

Bu kapsamda belediye Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 12. Maddesinde yer alan veri güvenliğine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmekte olup, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemekte, kişisel verilerin muhafazasını sağlamaktadır.

İşbu tedbirler, bunlarla kısıtlı olmamak üzere, ilgili kişisel verinin ve tutulduğu ortamın niteliğine uygun düştüğü ölçüde aşağıdaki idari ve teknik tedbirleri kapsar.

6.1. Teknik Tedbirler

Kula Belediyesi, kişisel verilerin saklandığı tüm ortamların ilgili verinin ve verinin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak aşağıdaki teknik tedbirleri almaktadır:

• Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
• Anahtar yöntemi uygulanmaktadır.
• Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, geliştirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır.
• Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.
• Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır.
• Gerektiğinde veri maskeleme önlemi kullanılmaktadır.
• Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
• Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
• Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.
• Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
• Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.
• Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır.
• Log kayıtları kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde tutulmaktadır.
• Özel nitelikli kişisel veriler elektronik posta yoluyla gönderilecekse mutlaka şifreli olarak ve KEP veya kurumsal posta hesabı kullanılarak gönderilmektedir.
• Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır.
• Sızma testi uygulanmaktadır.
• Şifreleme yapılmaktadır.
  

6.2 İdari Tedbirler

Kula Belediyesi, kişisel verilerin saklandığı tüm ortamların, ilgili verinin ve verinin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak aşağıdaki idari tedbirleri almaktadır:

• Çalışanlar için veri güvenliğine yönelik disiplin düzenlemeleri mevcuttur. Bu kapsamda kurum içi disiplin politikalarında 657 sayılı kanuna tabi olmayan sözleşmeli personeller ile kişisel verilerin korunması tedbirlerine uyulmasına yönelik sözleşmeler yapılmaktadır. 657 sayılı Kanun kapsamında çalışan personeller bakımından ise Kişisel Verileri Koruma Kurulunun 26/12/2019 tarihli ve 2019/393 sayılı Kararı doğrultusunda hareket edilmektedir.
• Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
• Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulanmaya başlanmıştır.
• Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
• İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
• Kâğıt yoluyla aktarılan kişisel veriler için ekstra güvenlik tedbirleri alınmakta ve ilgili evrak gizlilik dereceli belge formatında gönderilmektedir.
• Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
• Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır.
• Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.
• Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
• Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
• Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
• Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.
• Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.
• Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır.
• Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının veri güvenliği konusunda belli aralıklarla denetimi sağlanmaktadır.
• Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının, veri güvenliği konusunda farkındalığı sağlanmaktadır.

7-KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ

Kula Belediyesi, Kişisel Verilerin Koruması Kanunu ve sair mevzuatı ile Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası’na uygun olarak sakladığı kişisel verileri, verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde ilgili kişinin talebi doğrultusunda ya da işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen sürelerin sona ermesi ile re’sen siler, yok eder veya anonim hale getirir.

Kula Belediyesi tarafından kullanılan silme, yok etme ve anonim hale getirme teknikleri aşağıda sıralanmaktadır:

7.1 Silme Yöntemleri

Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin kurum içerisinde ilgisi olan kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.

Aşağıda yer alan tabloda verilen yöntemlerden bir veya birkaçı kullanılarak kişisel veriler silinir.

7.2 Yok Etme Yöntemleri

Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir

Aşağıda yer alan tabloda verilen yöntemlerden bir veya birkaçı kullanılarak kişisel veriler yok edilir.

7.3 Anonimleştirme Yöntemleri

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.

Aşağıda yer alan tabloda verilen yöntemlerden bir veya birkaçı kullanılarak kişisel veriler anonim hale getirilir.

8-KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA SÜRELER

Belediye tarafından, faaliyetler kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak;

• Süreçler bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel verilerle ilgili kişisel veri bazında saklama süreleri Kula Belediyesi Kişisel Veri İşleme Envanterinde,
• Veri kategorileri bazında saklama süreleri VERBİS’e kayıtta,
• Süreç bazında saklama süreleri ise Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında yer alır.
  

Söz konusu saklama süreleri üzerinde, gerekmesi halinde Kula Belediyesi tarafından güncellemeler yapılır.

8.1 Saklama ve İmha Süreleri

8.2 Veri İmha Süreleri

Belediye Kişisel Verilerin Koruması Kanunu, ilgili mevzuat, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası, diğer hazırladığı politikalar ve işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası uyarınca sorumlu olduğu kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.

İlgili kişi, Kanunun 13’ncü maddesine istinaden Belediye’ye başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde;

• Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa; belediye talebe konu kişisel verileri talebi aldığı günden itibaren 30 (otuz) gün içinde gerekçesini açıklayarak uygun imha yöntemi ile siler, yok eder veya anonim hale getirir. Belediye’nin talebi almış sayılması için ilgili kişinin talebini Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına ve Kişisel Veri Başvuru ve Yanıt Prosedürüne uygun olarak yapmış olması gerekir. Belediye, her halde yapılan işlemle ilgili ilgili kişiye bilgi verir.

• Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, bu talep Belediye tarafından Kanunun 13. maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekçesi açıklanarak reddedilebilir ve ret cevabı ilgili kişiye en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilir.
  

9-PERİYODİK İMHA SÜRESİ  

Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda; Belediye işleme şartları ortadan kalkmış olan kişisel verileri işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek bir işlemle siler, yok eder veya anonim hale getirir.

Periyodik imha süreçleri Haziran ve Aralık ayı olmak üzere 6 aylık periyotlar halinde imha işlemleri gerçekleştirilir.

10. POLİTİKANIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI VE GÜNCELLENMESİ

Politika, ıslak imzalı (basılı kağıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayınlanır. Belediye’nin internet sayfasında kamuya açıklanır. Basılı kağıt nüshası da Kişisel Veri Koruma Görevlisince dosyada saklanır.

Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir.

11-UYUM VE DEĞİŞİKLİKLER

Kula Belediyesi, mevzuat hükümleri gereği ya da belediye politikası gereği kişisel verilerin saklanması ve imha politikasında değişiklik yapma hakkına sahiptir.